Politique de confidentialité

Ashfield Healthcare (Ashfield) a toujours été engagé à conserver l'exactitude, la confidentialité, la sécurité des renseignements personnels des clients et à les protéger. À titre d'organisation traitant/ayant accès quotidiennement à des renseignements confidentiels sur la santé, nous protégeons l'aspect confidentiel des dossiers de santé et mettons en œuvre des mesures de sécurité appropriées. Par conséquent, Ashfield est conforme aux lois fédérales et provinciales respectant la vie privée et a adopté le présent Code de respect de la vie privée en se basant sur les principes énoncés à l'Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) afin de vous aider à mieux comprendre quels renseignements nous recueillons et comment ces renseignements sont utilisés.

1. PRINCIPE 1 – Ashfield EST RESPONSABLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SOUS SON CONTRÔLE ET A NOMMÉ UN CHEF RESPONSABLE DU RESPECT DE LA VIE PRIVÉE QUI SERA CHARGÉ DE VOIR À CE QUE L'ORGANISATION S'Y CONFORME GRÂCE AUX PRINCIPES SUIVANTS

1.1. La responsabilité appartient au Chef responsable de Ashfield même si d'autres personnes au sein de l'organisation peuvent être responsables quotidiennement de la collecte et du traitement des renseignements personnels. Le Chef responsable a été désigné pour voir à ce que Ashfield soit conforme à sa politique. De plus, d'autres personnes pourraient être déléguées pour agir au nom du Chef responsable du respect de la vie privée.

1.2. Ashfield est responsable des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Ainsi, Ashfield utilisera les moyens appropriés pour faire en sorte que tous les contrats actuels et futurs assurent un niveau de protection de la vie privée égal à celui de la politique de Ashfield lorsque les renseignements sont traités par des tiers.

1.3. Ashfield a mis en œuvre des politiques et pratiques pour rendre efficaces ces principes incluant

(a) la mise en œuvre de procédés pour protéger les renseignements personnels;
(b) la mise en œuvre de procédés pour recevoir et répondre rapidement aux plaintes et demandes;
(c) formation du personnel et communication avec le personnel au sujet des politiques et pratiques de Ashfield; et

2. PRINCIPE 2 – Ashfield IDENTIFIERA LES FINS POUR LESQUELLES DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS AU MOMENT, OU AVANT, LA COLLECTE DE TELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

2.1.Ashfield recueille des renseignements à différents moments qui peuvent être utilisés pour des fins diverses dépendant des circonstances. Elles incluent :

  • Conservation d'un dossier des questions médicales, demandes d'information et plaintes;
  • Élaboration, mise en œuvre, marketing et gestion des services de Ashfield;
  • Pour ce qui est des professionnels des soins de santé :
    • Vous fournir des trousses d'évaluation clinique et matériel d'information associée au nom des clients de Ashfield;
    • Fournir des produits ou services pour des programmes spécifiques au nom des clients de Ashfield;
  • Surveillance et révision de la conformité de Ashfield avec les codes pertinents de conduite dans ses échanges avec vous.

2.2. Si nous avons l'intention d'utiliser des renseignements personnels recueillis pour une fin non identifiée précédemment, nous identifierons et documenterons cette fin avant une telle utilisation.

2.3. Ashfield fera des efforts raisonnables pour spécifier la fin identifiée, verbalement ou par écrit, à la personne de qui les renseignements sont obtenus soit au moment de la collecte ou conformément à cela.

3. PRINCIPE 3 – LA CONNAISSANCE ET LE CONSENTEMENT DE LA PERSONNE SONT REQUIS POUR LA COLLECTE , L'UTLISATION ET LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SAUF SI INAPPROPRIÉ.

3.1. Notre façon de demander le consentement, qu'il soit explicite ou implicite, peut varier selon le caractère confidentiel de l'information et les attentes raisonnables de la personne. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sujet à des restrictions juridiques ou contractuelles et à un avis raisonnable.

3.2. Ashfield typiquement demandera le consentement pour utiliser ou divulguer des renseignements personnels au moment de la collecte mais dans certaines circonstances, il est possible que le consentement soit demandé après.

3.3. Ashfield demandera seulement aux personnes de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels comme condition pour vérifier l'admissibilité à recevoir un service ou un produit que nous fournissons ou représentons, si de telles collecte, utilisation ou divulgation sont requises pour répondre à une fin identifiée.

3.4. Dans certaines circonstances, tel que permis ou requis par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans la connaissance ni le consentement de la personne. Ces circonstances incluent : renseignements personnels sujets à un privilège avocat-client ou déjà disponibles publiquement tel que défini par la loi; lorsque la collecte ou utilisation est clairement dans l'intérêt de la personne et le consentement ne peut pas être obtenu dans un temps raisonnable; pour investiguer une rupture d'entente ou une infraction à la loi; pour agir dans le respect d'une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne; collecte de dettes; ou pour se conformer à une assignation, un mandat ou un ordre de la cour.

4. PRINCIPE 4 – Ashfield LIMITERA LA QUANTITÉ ET LE TYPE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS À CE QUI EST NÉCESSAIRE POUR LES FINS IDENTIFIÉES PAR Ashfield. NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SEULEMENT PAR DES MOYENS ÉQUITABLES ET LÉGAUX.

5. PRINCIPE 5 – Ashfield N'UTILISERA PAS NI NE DIVULGUERA DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES FINS AUTRES QUE CELLES POUR LESQUELLES ILS ONT ÉTÉ RECUEILLIS, SAUF AVEC LE CONSENTEMENT DE LA PERSONNE OU TEL QUE REQUIS PAR LA LOI. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SERONT CONSERVÉS SEULEMENT AUSSI LONGTEMPS QUE CELA SERA NÉCESSAIRE POUR RÉALISER CES FINS..

5.1. Ashfield conservera les renseignements personnels aussi longtemps que cela sera nécessaire ou pertinent pour les fins identifiées ou tel que requis par la loi. Dans certaines circonstances, où les renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne, Ashfield conservera les renseignements personnels durant une période de temps raisonnablement suffisante pour en permettre l'accès à la personne.

5.2. Les renseignements personnels qui ne sont plus requis pour réaliser une fin identifiée seront effacés, détruits ou rendus anonymes.

6. PRINCIPE 6 – Ashfield FERA TOUS LES EFFORTS POSSIBLES POUR ASSURER QUE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT AUSSI EXACTS, COMPLETS ET À JOUR QUE POSSIBLE POUR LES FINS POUR LESQUELLES ILS SERONT UTILISÉS.

6.1. Les renseignements personnels utilisés par Ashfield seront suffisamment précis, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d'une personne.

6.2. Ashfield ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels de personnes mais seulement si et quand ce sera nécessaire pour réaliser les fins identifiées pour lesquels les renseignements ont été recueillis.

7. PRINCIPE 7 – Ashfield PROTÉGERA LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN UTILISANT DES MESURES DE SÉCURITÉ APPROPRIÉES SELON LE CARACTÈRE CONFIDENTIEL DES RENSEIGNEMENTS.

7.1. Ashfield protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Ashfield protégera les renseignements personnels peu importe le format dans lequel ces renseignements sont conservés.

7.2. Nature des mesures prises :

(a) mesures physiques – sécurité de l'immeuble, casiers sous clé, etc.;
(b) mesures organisationnelles – base «besoin de savoir»; et
(c) mesures technologiques – utilisation du chiffrement et des mots de passe

7.3. Ashfield a sensibilisé ses employés quant à l'importance de respecter l'aspect confidentiel des renseignements personnels en signant un Document de confidentialité comme condition préalable à l'embauche.

8. PRINCIPE 8 – Ashfield RENDRA ACCESSIBLE À DES PERSONNES DES RENSEIGNEMENTS SPÉCIFIQUES AU SUJET DE SES POLITIQUES ET PRATIQUES ASSOCIÉES À LA GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.

8.1. Ashfield rendra accessibles les renseignements concernant ses politiques et pratiques dans un format généralement compréhensible, incluant :

(a) comment obtenir l'accès à des renseignements personnels détenus par Ashfield;
(b) le type de renseignements personnels détenus par Ashfield incluant un relevé général de son utilisation;
(c) renseignements personnels disponibles à des organisations associées (filiales); et
(d) comment communiquer avec notre Responsable du respect de la vie privée :

Attention : Responsable du respect de la vie privée
Ashfield Healthcare
263 Labrosse Ave
Pointe-Claire QC H9R 1A3

(514) 630-7484, Ext. 231

8.2. Ashfield rend accessibles les renseignements concernant ses politiques et pratiques associées aux renseignements personnels via son site Internet http://www.ashfieldhealthcare.com/gb/privacy-policy/ , par courrier électronique et par la poste ordinaire selon les circonstances.

9. PRINCIPE 9 – SUR DEMANDE PAR ÉCRIT, Ashfield AVISERA UNE PERSONNE DE L'EXISTENCE, DE L'UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET NOUS DONNERONS À CETTE PERSONNE ACCÈS À CES RENSEIGNEMENTS. UNE PERSONNE PEUT REMETTRE EN QUESTION L'EXACTITUDE ET L'ÉTAT COMPLET DES RENSEIGNEMENTS ET LES FAIRE MODIFIER DE FAÇON APPROPRIÉE..

9.1. Ashfield répondra à une demande écrite de renseignements dans les 30 jours suivant la réception d'une demande présentée adéquatement. Nous exigeons que la personne fournisse suffisamment d'information pour nous permettre de fournir un relevé de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels. Ces renseignements seront fournis de façon compréhensible, opportune et de faible coût du point de vue de la personne.

9.2. Si une personne démontre avec succès une imprécision ou une omission dans les dossiers, Ashfield apportera les modifications appropriées à ces renseignements. Lorsqu'une remise en question n'est pas résolue à la satisfaction de la personne, un énoncé de désaccord sera joint aux dossiers de la personne. Si approprié, l'existence d'une remise en question non résolue sera transmise à des tiers ayant accès à l'information en question (s'il y a lieu)

9.3. ans certaines situations, Ashfield pourrait être incapable de donner accès à tous les renseignements personnels qu'il détient au sujet d'une personne. Les exceptions peuvent inclure des renseignements qui sont financièrement prohibitifs, des renseignements qui contiennent des références à d'autres personnes, des renseignements qui ne peuvent pas être divulgués pour des raisons juridiques, sécuritaires ou de propriété commerciale, et des renseignements liés à un privilège avocat-client ou à un litige. Les raisons pour refuser l'accès seront fournies par Ashfield sur demande.

10.PRINCIPE 10 – UNE PERSONNE PEUT PRÉSENTER UNE REMISE EN QUESTION CONCERNANT LA CONFORMITÉ AUX PRINCIPES ÉNONCÉS CI-DESSUS À LA PERSONNE DÉSIGNÉE RESPONSABLE POUR LA CORFORMITÉ DE Ashfield À CETTE POLITIQUE.

10.1. Ashfield examinera attentivement toutes les plaintes. Si une plainte s'avère justifiée, Ashfield prendra les mesures appropriées incluant, si nécessaire, la modification de ses polices et pratiques.

Comment communiquer avec le Responsable du respect de la vie privée :
Les demandes d'accès, d'information ou les plaintes doivent être adressées par écrit à :

Attention : Responsable du respect de la vie privée
Ashfied Santé Canada
263 Labrosse Ave
Pointe-Claire QC H9R 1A3

Fax: (514) 630-9815
Courriel: privacy@ashfieldhealthcare.com

FAX SANS FRAIS
1.877.655.4933
TÉLÉPHONE SANS FRAIS
1.800.363.6871

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